Het digitale tijdperk is ook voor ons als archiefdienst een grote uitdaging. De administratieve werking is zodanig georganiseerd dat medewerkers van de stad zoveel mogelijk digitaal kunnen werken waardoor kennis en informatie optimaal kan worden gedeeld.
Bedoeling is dat op termijn enkel nog de actieve dossiers op de werkvloer aanwezig zijn zodat medewerkers dossiers en documenten snel kunnen terugvinden.
Digitale dossiers worden gearchiveerd in het digitale depot van het stadsarchief.
Waar voorheen alles op papier was en we dozen in rekken moesten plaatsen, is de toekomst meer en meer digitaal. Om dit te archiveren moeten we in eerste instantie beschikken over een depot, namelijk een digitaal depot of e-depot.
Het stadsarchief bewaart zijn digitale archieven in het digitaal depot. Hierin worden digitaal geboren archiefdocumenten en gedigitaliseerde archieven duurzaam bewaard. Het digitaal depot werd eind 2017 in gebruik genomen en zal vanaf het voorjaar van 2019 worden ontsloten via de website van het stadsarchief.
Het digitaal depot zal de komende jaren een sterke aangroei kennen, wat resulteert in steeds meer archiefdocumenten die digitaal beschikbaar zullen zijn. Bij de lancering van de website, begin mei 2019, bevatte het E-depot ca. 5 TB.
Voor zowel het papier als het digitaal archief dient op voorhand een selectie gemaakt te worden. We kunnen namelijk niet alles permanent bewaren.
Om alles in kaart te brengen maken we informatiebeheersplannen op waarin we reeds op voorhand gaan bepalen wat de eindbestemming van het document wordt.
